બોર્ડનો ઠરાવ કેવી રીતે તૈયાર કરવો અને પાસ કરવો

પરિચય

કોર્પોરેટ ગવર્નન્સના આવશ્યક ભાગ તરીકે, બોર્ડના ઠરાવો એ ઔપચારિક દસ્તાવેજો છે જે બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ દ્વારા લેવામાં આવેલા નિર્ણયોની વિગતો આપે છે. આ નિર્ણયો કંપનીની નીતિઓમાં નોંધપાત્ર ફેરફારોથી લઈને મોટા નાણાકીય વ્યવહારો સુધીના હોઈ શકે છે. બોર્ડના ઠરાવનો મુસદ્દો તૈયાર કરવા અને પસાર કરવા માટે બોર્ડની કાનૂની અને નૈતિક જવાબદારીઓનું વિગતવાર ધ્યાન અને પાલન કરવાની જરૂર છે. આમાં, અમે આ વિશે વાત કરીશું: “કંપનીના બોર્ડ ઠરાવનો ડ્રાફ્ટ અથવા પાસ કેવી રીતે કરવો.

બોર્ડ ઠરાવ શું છે?

બોર્ડ ઠરાવ એ બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ દ્વારા જારી કરાયેલ ઔપચારિક નિવેદન છે જે બોર્ડ દ્વારા લેવામાં આવેલા નિર્ણયની રૂપરેખા આપે છે. બોર્ડના ઠરાવોનો ઉપયોગ બોર્ડ દ્વારા લેવામાં આવતા કોઈપણ નિર્ણયોને ઔપચારિક બનાવવા માટે થઈ શકે છે, જેમાં કંપનીની નીતિમાં ફેરફાર, નાણાકીય વ્યવહારોની મંજૂરી અથવા નવા પ્રોજેક્ટ્સની મંજૂરીનો સમાવેશ થાય છે.

બોર્ડનો ઠરાવ કેવી રીતે તૈયાર કરવો?

બોર્ડના ઠરાવનો મુસદ્દો તૈયાર કરવા માટેની પ્રક્રિયા નીચે મુજબ છે.

1. સમસ્યાને ઓળખો – પ્રથમ પગલું એ સમસ્યાને ઓળખવાનું છે જેને સંબોધિત કરવાની જરૂર છે. તે નીતિમાં ફેરફારથી લઈને નોંધપાત્ર નાણાકીય વ્યવહાર અથવા વ્યૂહાત્મક નિર્ણય સુધી કંઈપણ હોઈ શકે છે.

2. સંશોધન અને તૈયારી – સમસ્યાને ઓળખ્યા પછી, વિષય પર સંપૂર્ણ સંશોધન કરવું આવશ્યક છે. આમાં સંબંધિત ડેટા ભેગો કરવો, નિષ્ણાતો સાથે પરામર્શ કરવો અથવા હાલની નીતિઓ અને પ્રક્રિયાઓની સમીક્ષા શામેલ હોઈ શકે છે. તમારે કોઈપણ સહાયક દસ્તાવેજો તૈયાર કરવાની પણ જરૂર પડશે, જેમ કે નાણાકીય અહેવાલો અથવા કાનૂની અભિપ્રાયો, જેની જરૂર પડી શકે છે.

3. રિઝોલ્યુશનનો મુસદ્દો તૈયાર કરો – જરૂરી માહિતી અને સંશોધન હાથ પર હોવાથી, તમે રિઝોલ્યુશનનો મુસદ્દો તૈયાર કરવાનું શરૂ કરી શકો છો. બોર્ડનો ઠરાવ સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત અને સાદી ભાષામાં લખાયેલ હોવો જોઈએ. તેમાં મુદ્દાનું સ્પષ્ટ નિવેદન, સૂચિત કાર્યવાહી અને કોઈપણ સંબંધિત વિગતો અથવા સહાયક માહિતી શામેલ હોવી જોઈએ. તે સુનિશ્ચિત કરવું પણ મહત્વપૂર્ણ છે કે ઠરાવ કોઈપણ લાગુ કાયદા અથવા નિયમોનું પાલન કરે છે.

4. ડ્રાફ્ટ સરક્યુલેટ કરો – એકવાર તમે રિઝોલ્યુશનનો મુસદ્દો તૈયાર કરી લો તે પછી, તેને સમીક્ષા અને ટિપ્પણી માટે બોર્ડના સભ્યોમાં વહેંચવો જોઈએ. આનાથી ઠરાવને મત માટે રજૂ કરવામાં આવે તે પહેલાં કોઈપણ જરૂરી સુધારા અથવા સુધારા કરવાની મંજૂરી મળશે.

બોર્ડનો ઠરાવ કોણ તૈયાર કરે છે?

બોર્ડના ઠરાવનો મુસદ્દો તૈયાર કરવાની જવાબદારી સામાન્ય રીતે બોર્ડના સચિવ અથવા કાનૂની સલાહકારની હોય છે. બોર્ડના સેક્રેટરી બોર્ડના રેકોર્ડની જાળવણી સંભાળે છે, અને જેમ કે, રિઝોલ્યુશન યોગ્ય રીતે રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે અને ફાઇલ કરવામાં આવે છે તેની ખાતરી કરવા માટે સારી રીતે સ્થિત છે. કાનૂની સલાહકાર પણ બોર્ડના ઠરાવોના મુસદ્દામાં સામેલ થઈ શકે છે, ખાસ કરીને જો ઠરાવમાં કાનૂની સમસ્યાઓ અથવા નિયમોનું પાલન સામેલ હોય.

બોર્ડના ઠરાવના મુસદ્દામાં મુદ્દાને ઓળખવા, સંશોધન અને તૈયારી કરવા અને ઠરાવનો મુસદ્દો તૈયાર કરવાનો સમાવેશ થાય છે. રિઝોલ્યુશન સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત હોવું જોઈએ અને કોઈપણ લાગુ કાયદા અથવા નિયમોનું પાલન કરવું જોઈએ. બોર્ડના સચિવ અથવા કાનૂની સલાહકાર ઠરાવને અંતિમ સ્વરૂપ આપતા પહેલા બોર્ડના અન્ય સભ્યો પાસેથી ઇનપુટ માંગી શકે છે.

બોર્ડનો ઠરાવ કેવી રીતે પાસ કરવો?

બોર્ડ ઠરાવ પસાર કરવાની પ્રક્રિયા નીચે મુજબ છે:

1. મત માટે કૉલ કરો – જ્યારે બોર્ડ ઠરાવ પર મત આપવા માટે તૈયાર હોય, ત્યારે અધ્યક્ષે મતદાન માટે કૉલ કરવો જોઈએ. બોર્ડના ઠરાવને પસાર કરવા માટે સામાન્ય રીતે બહુમતી મતની જરૂર હોય છે. મીટિંગની મિનિટ્સ મતના પરિણામને પ્રતિબિંબિત કરતી હોવી જોઈએ, જેમાં ઠરાવની તરફેણમાં અને વિરુદ્ધમાં મત આપનારાઓના નામનો સમાવેશ થાય છે.

2. રિઝોલ્યુશનને રેકોર્ડ કરો અને ફાઇલ કરો – કંપનીના બોર્ડ રિઝોલ્યુશન પસાર થયા પછી, તે રેકોર્ડ કરવું જોઈએ અને કંપનીના રેકોર્ડ્સ સાથે ફાઇલ કરવું જોઈએ. આ સુનિશ્ચિત કરશે કે બોર્ડના નિર્ણય અને તે નિર્ણય સુધી પહોંચવા માટે લેવામાં આવેલા પગલાંનો સ્પષ્ટ રેકોર્ડ છે.

બોર્ડનો ઠરાવ કોણ પસાર કરે છે?

બોર્ડના ઠરાવને પસાર કરવામાં બોર્ડના સભ્યો દ્વારા મતદાનનો સમાવેશ થાય છે. બોર્ડના અધ્યક્ષ સામાન્ય રીતે ઠરાવને સમીક્ષા અને ચર્ચા માટે રજૂ કર્યા પછી તેના પર મતદાન માટે બોલાવે છે. બોર્ડના સામાન્ય ઠરાવને પસાર કરવા માટે બહુમતી મતની જરૂર છે, જેનો અર્થ છે કે બોર્ડના અડધાથી વધુ સભ્યોએ ઠરાવને પસાર કરવા માટે તેની તરફેણમાં મત આપવો આવશ્યક છે.

મીટિંગની મિનિટ્સ મતના પરિણામને પ્રતિબિંબિત કરતી હોવી જોઈએ, જેમાં ઠરાવની તરફેણમાં અને વિરુદ્ધમાં મત આપનારાઓના નામનો સમાવેશ થાય છે. કંપનીના બોર્ડ રિઝોલ્યુશન પસાર થયા પછી, તે રેકોર્ડ કરવું જોઈએ અને કંપનીના રેકોર્ડ્સ સાથે ફાઇલ કરવું જોઈએ. આ સુનિશ્ચિત કરે છે કે બોર્ડના નિર્ણય અને તે નિર્ણય સુધી પહોંચવા માટે લેવામાં આવેલા પગલાંનો સ્પષ્ટ રેકોર્ડ છે.

નિષ્કર્ષ

નિષ્કર્ષમાં, કંપનીના બોર્ડ રિઝોલ્યુશનનો મુસદ્દો તૈયાર કરવા અને પસાર કરવા માટે સાવચેતીપૂર્વક આયોજન, સંશોધન અને કાયદાકીય અને નૈતિક જવાબદારીઓનું પાલન જરૂરી છે. સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત ઠરાવ બોર્ડની નિર્ણય લેવાની પ્રક્રિયાનો ઔપચારિક રેકોર્ડ પ્રદાન કરી શકે છે અને ખાતરી કરી શકે છે કે સંસ્થા યોગ્ય દિશામાં આગળ વધી રહી છે. આ પગલાંને અનુસરીને, તમે ખાતરી કરી શકો છો કે કંપનીના બોર્ડ રિઝોલ્યુશન કાયદેસર રીતે સુસંગત છે, બોર્ડના નિર્ણયને ચોક્કસ રીતે પ્રતિબિંબિત કરે છે અને યોગ્ય રીતે રેકોર્ડ અને ફાઇલ કરવામાં આવ્યું છે.